Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Wprowadzenie KSeF ma na celu usprawnienie procesów fakturowania oraz zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego. Warto zatem wiedzieć, kto jest zobowiązany do korzystania z tego systemu.

Harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapami:

• Od 1 lutego 2026 r. – przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, są zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w KSeF.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców oraz inne podmioty wystawiające faktury, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w przepisach.
• Od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, będą zobowiązane do korzystania z KSeF.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje szerokie grono podmiotów, w tym:

• Spółki z o.o., spółki akcyjne, spółki jawne, komandytowe i inne.
• Jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) – czynni podatnicy VAT.
• Spółdzielnie i inne podmioty będące czynnymi podatnikami VAT.
• Oddziały zagranicznych przedsiębiorców zarejestrowane w Polsce jako podatnicy VAT.

Warto zaznaczyć, że obowiązek ten dotyczy zarówno podatników czynnych VAT, jak i zwolnionych, którzy dokumentują sprzedaż fakturami. Obejmuje to również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną czy uzyskujące przychody z najmu prywatnego.

Kogo nie dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

Nie wszystkie podmioty są zobowiązane do korzystania z KSeF. Wyłączenia obejmują m.in.:

• Podatników nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
• Transakcje typu B2C (sprzedaż na rzecz konsumentów).
• Faktury wystawiane w ramach procedur szczególnych, takich jak OSS czy IOSS.

Warto regularnie śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów oraz konsultować się z doradcami podatkowymi, aby upewnić się, czy obowiązek korzystania z KSeF dotyczy danego podmiotu.

Więcej informacji na temat KSeF można znaleźć na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów: Zakres obowiązkowego KSeF.